V predchádzajúcom článku sme vysvetlili, prečo je dôležité prepojiť e-shop s účtovným alebo ekonomickým systémom. Teraz sa budeme venovať nemenej dôležitej téme, a to výberu správneho účtovného systému pre váš e-shop. Podľa čoho by ste si mali vybrať ekonomický systém a na čo by ste si mali dať pozor, aby ste si vybrali správne?
Účtovný systém pre e-shop: ako si vybrať ten správny?
Na trhu existuje nepreberné množstvo ekonomických a účtovných systémov. Ktorýkoľvek z nich sa na prvý pohľad môže zdať ako správna voľba. Správny výber začína zvážením toho, čo od účtovného systému skutočne očakávate a vyžadujete. Vyhnete sa tak riziku, že si vyberiete systém, ktorý vám nevyhovuje alebo ktorý obsahuje zbytočné funkcie, za ktoré budete platiť bez toho, aby ste ich využívali. Mali by ste mať na pamäti aj to, že každá spoločnosť zvyčajne ponúka niekoľko variantov ekonomického systému, a podľa toho by ste sa potom mali rozhodnúť.
Čo treba zvážiť pri kúpe účtovného systému pre e-shop?
Zamerajte sa na veľkosť spoločnosti: zvážte, či je účtovný softvér vhodný pre malé, stredné alebo veľké podniky. Niektoré systémy sú navrhnuté špeciálne pre určitú veľkosť podniku a môžu sa líšiť cenou a funkciami.
Určite, či potrebujete viesť účtovníctvo: stačí viesť daňovú evidenciu alebo potrebujete viesť účtovníctvo? Ak ste platiteľom DPH alebo máte zložitejšie daňové povinnosti, uistite sa, že softvér podporuje správne vedenie evidencie DPH a umožňuje jednoduché vytváranie daňových priznaní.
Zvážte objem údajov: ak máte veľký elektronický obchod s množstvom transakcií a skladových položiek, potrebujete robustný účtovný softvér, ktorý dokáže efektívne spracovať veľké objemy údajov.
Zvážte objem údajov: ak máte veľký e-shop s množstvom transakcií a skladových položiek, potrebujete robustný účtovný softvér, ktorý dokáže efektívne spracovať veľké objemy údajov.
Zvážte počet používateľov: budete so systémom pracovať sami, alebo vás bude viac? Premyslite si, koľko ľudí vo vašej firme bude s účtovným softvérom pracovať. Niektoré systémy majú vo svojich licenciách obmedzený počet používateľov.
Skontrolujte dostupnosť funkcií: overte si, či softvér ponúka všetky potrebné funkcie, ktoré budete pre svoje podnikanie v oblasti elektronického obchodu potrebovať, vrátane správy bankových účtov, skladovej evidencie, generovania faktúr a ďalších.
Preskúmajte možnosti integrácie: uistite sa, že účtovný softvér podporuje integráciu s vašou platformou elektronického obchodu. V rámci priameho prepojenia FastCentrik implementuje import a export údajov do účtovných a ekonomických systémov, ako sú Pohoda, Vario, MoneyS3 a iDoklad. V prípade, že používate iný ERP systém, vieme sa pripojiť aj individuálne. Príkladom môže byť prepojenie e-shopu s účtovnými systémami, ako sú WinShop, Helios, Abra FlexiBee, Premier a ďalšie. Vo všeobecnosti platí, že ak váš účtovný systém dokáže exportovať údaje vo formáte XML a prípadne prijímať údaje vo formáte XML, prepojenie je možné.
Nezabudnite na bezpečnosť a zálohovanie: pozrite sa na bezpečnostné funkcie softvéru a jeho schopnosť zálohovať dôležité údaje. Ochrana údajov je kľúčová.
Otestujte zákaznícku podporu: zistite, ako rýchlo a efektívne reaguje zákaznícka podpora poskytovateľa účtovného systému na vaše otázky a problémy. Rýchla a kvalitná podpora je dôležitá pre bezproblémový chod vašej firmy.
Porovnajte funkcie a ceny: porovnajte funkcie, ktoré ponúkajú jednotlivé účtovné systémy. Funkcie porovnávajte nielen medzi sebou, ale aj medzi jednotlivými balíkmi. Možno zistíte, že každá spoločnosť ponúka úplne iné nástroje a možnosti v lacnejších a drahších licenciách. Porovnajte náklady na rôzne účtovné systémy a zvážte, ktorý cenový model je pre vás najvhodnejší (mesačný poplatok, ročný poplatok, provízia atď.).
Sledujte aktualizácie: zistite, ako často sa softvér aktualizuje a či tieto aktualizácie zahŕňajú nové legislatívne zmeny a vylepšenia.
Opýtajte sa na názory iných používateľov: prečítajte si recenzie používateľov a porozprávajte sa s kolegami alebo priateľmi, ktorí už účtovný softvér používajú. Skúsenosti iných môžu byť cenným zdrojom informácií.
Myslite na budúcnosť: Pri výbere softvéru nezabudnite myslieť na budúcnosť. Zvážte, aké budú vaše potreby o tri až päť rokov, a vyberte si softvér, ktorý bude schopný rásť spolu s vaším podnikaním.