Ztrácíte se v každodenních procesech okolo vašeho e-shopu? Potřebujete zvýšit efektivitu týmu a mít lepší přehled o tom, kdo na čem pracuje a co ho ještě čeká? Poradíme vám, jak zvýšit vaši organizovanost a ušetřit tak drahocenný čas.
Začněte s procesy
Procesy jsou jednotlivé kroky, které na sebe navazují. Čím více lidí je zahrnuto v procesu, tím důležitější je mít vše důsledně sepsané a zadané. Většinou platí, že čím složitější proces je, tím větší je jeho přidaná hodnota a užitek, ale zároveň se hůře udržuje.
„Nástroj na řízení projektů a úkolů je nutností v každé moderní firmě. Freelo jsme začali používat ze dne na den a ihned se stalo součástí naší každodenní práce. Každý nyní ví, co má dělat a nezapomíná.“ – Petr Hulec, CEO, Bushman
Procesem může být například postup práce při vrácení zboží. Takovou činnost je vhodné mít automatizovanou a postupovat vždy podle stejných pravidel, která se případně dají v průběhu času modifikovat dle potřeby.
Představte si následující situaci: vrátila se vám zásilka č. 115 a vy jste ji zkontrolovali, zboží jste vrátili na sklad a zákazníkovi jste poslali zpátky peníze. Vyřešeno, můžete pokračovat ve své práci. Nebo ne?
Protože jste si na to nevytvořili úkol a přehledně si to nesepsali, nezkontrolovali jste pracovní proces, zapomněli jste vytvořit dobropis, zboží naskladnit i v účetním systému, aktualizovat počet dostupných kusů v e-shopu a poslat vašemu zákazníkovi e-mail o zpracování reklamace. Nakonec ani nebudete mít zpětný přehled o tom, proč se zboží nejčastěji vrací, který typ produktu to je a tento problém nebude snadné vyřešit.
Aby se vám tohle už nestalo, můžete využít šablonu pro vrácení zboží, podle které můžete postupovat a v případě potřeby si ji upravit, aby vyhovovala vašim postupům.
Dalším procesem může být tvorba nové kategorie e-shopu, na kterou můžete využít checklist od marketingového konzultanta Dály Musila:
Se snadnou správou procesů a projektů pomáhá řadě e-shopů Freelo – nástroj pro přehlednou spolupráci a týmovou komunikaci – můžete si ho vyzkoušet zdarma na 14 dní bez omezení funkcí a potom klidně pokračovat ve Free tarifu.
Freelo vám umožní procesy lehce vytvářet, spravovat, aplikovat a ladit přesně podle potřeb.
Komunikujte v týmu přehledně
Správná komunikace je základním stavebním kamenem efektivní spolupráce – o tento kámen však bohužel příliš mnoho týmů klopýtá a zbytečně zde ztrácí čas, který by mohl být využit produktivněji. E-maily zapadají, složitě se dohledávají a informace se ztrácejí. K vyřešení jednoduchého problému je často potřeba poslat hned několik e-mailů místo toho, aby se vyřešil ve dvou krocích.
„Díky Freelu jsme odbourali spoustu dlouhých e-mailových komunikací a zároveň víme, kdo na čem dělá, což s externisty není snadné. Žasneme jak rychle se objevují nové funkce.“ – Martin Vachata, projektový manager, FotoŠkoda
Udělejte si pořádek v e-mailové schránce s checklistem od experta na zákaznickou péči Mária Roženského. V péči o zákazníka je dobré mít pořádek – nezapomínejte sledovat, kdo už s vámi komunikoval, co jste spolu řešili a jakým směrem se vaše komunikace ubírala. Pro mnoho zákazníků v dnešní době není nejdůležitější cena produktu, ale způsob, jak se k nim e-shop chová a jak k nim přistupuje. Se SupportBoxem budete mít e-mail, live chat i telefon pod jednou střechou a vašim zákazníkům tak budete moci poskytnout servis na královské úrovni.
Spolupracujte s externisty organizovaně
Komunikuje váš e-shop s externisty – online markeťáky, skladníky nebo třeba dopravci? E-shopaři se s nimi často dorozumívají přes e-maily nebo v horším případě přes messengery, whatsappy a vzniká informační chaos.
„Ve Freelu vidíme hodinové výkazy práce všech členů týmu a máme tak jasný přehled o časové náročnosti jednotlivých úkolů a projektů.“ – Jaromír Krpálek, manažer IT, Sanasport
Pro synchronní komunikaci doporučujeme Slack, kde se konverzace dělí na jednotlivá vlákna a je tak přehlednější. Pro asynchronní komunikaci můžete zvolit Freelo, kde je komunikace jednoduchá, organizovaná a díky chytrému vyhledávání snadno najdete, co potřebujete.
Už se vám neztratí žádný údaj nebo podmínka, na které jste se s externistou domluvili, jako by se mohlo stát v chatu. Všichni zainteresovaní budou mít přehled o tom, na čem zrovna externista pracuje, kolik na tom strávil času a jaké jsou jeho výdaje.
Váš externí zaměstnanec navíc může přidávat komentáře k jednotlivým úkolům i ze svého e-mailu, kam mu chodí notifikace – stačí mu odepsat na notifikaci a jeho reakce se propíše jako komentář, a to i s přílohami.
Měřit čas, který externista stráví na úkolu, můžete také s pomocí aplikace
Toggl – získáte tak přehled nad jeho skutečnými náklady.
Občas se stane, že se externista přemění v zaměstnance nebo že novou posilu místo něj teprve hledáte – v takových případech vám pomohou naše šablony pro lidské zdroje.
Automatizujte opakující se úkoly
Díky opakovaným úkolům nezapomenete udělat měsíční inventuru, naskladnit zboží, získat zpětnou vazbu od zákazníků nebo přidat příspěvky na sociální sítě.
Stačí si nastavit úkol pro proces, který se pravidelně opakuje a následně se budou nové úkoly samy vytvářet a celý tým o nich bude mít přehled.
Snadno automatizovat můžete také s pomocí Google Kalendáře, kde si lze nastavit opakovanou událost s odkazem na odpovídající úkol ve vašem systému pro plánování práce.
Stává se vám, že by Markéta, která má na starost péči o zákazníky, zapomněla k narozeninám poslat vašim nejlepším zákazníkům malý dárek pro radost? Neposlal vám váš PPCčkař Tomáš pravidelný měsíční report z výkonu kampaní a vy jste si ho navíc kvůli nabitému kalendáři zapomněli vyžádat? Prošvihli jste pravidelnou měsíční poradu týmu?
Začněte ve vašem e-shopu tvořit opakované úkoly a přestaňte zapomínat na důležité procesy.
Předveďte svůj obsah
Propagaci potřebujete k tomu, aby se vaše žhavé novinky dostaly k zákazníkům. Zamiřte své reklamy na to nejlepší publikum, připravte kreativu, naplánujte rozpočty – a abyste na nic nezapomněli, použijte šablonu k propagaci obsahu.
Přijde vám následující situace povědomá?
Váš dodavatel přišel s novým zajímavým produktem, který jste se rozhodli zpropagovat. Napsali jste o něm článek, připravili jste newsletter a externímu markeťákovi jste zadali PPC reklamu – ten připravil novou akviziční bannerovku. Správně?
Nezapomněli jste na sdílení na sociálních sítích, informovali jste partnery a požádali je o sdílení? Nezapomněl váš markeťák založit také search kampaň, vyladit feed pro srovnávače zboží, nastavit dynamický remarketing a vytvořit nová rozšíření reklam ve vyhledávací síti?
Udělejte si obsahový plán pro váš marketing a spravujte ho přehledně v Kontentinu nebo Hootsuite a přestaňte vynechávat důležité kroky propagace.
Zvyšte svou produktivitu
Vyzkoušeli jste už hlubokou a soustředěnou práci? Zaměřte se na jeden úkol, který má prioritu – ať už je to naplánování marketingové kampaně nebo třeba sepsání nového procesu – a zbavte se okolních vlivů, které by vás mohly rozptýlit a snížit vaši soustředěnost. Naplánujte si časový prostor přímo pro hlubokou práci (ideálně dopoledne), vypněte si notifikace, chaty a zautomatizujte ostatní úkoly, do nichž se vám nechce.
S omezením rušivých vlivů a s lepším přehledem o tom, jak přesně trávíte svůj čas u obrazovky, vám může pomoci aplikace RescueTime, jež také umí pohlídat skóre produktivity a pomůže vám naplánovat další den podle vaší workflow.
Když při práci dostáváte nápady, které momentálně nemůžete sami zpracovat nebo rovnou zadat, doporučujeme si ve Freelu připravit speciální To-Do list, který bude sloužit jako odkladiště nápadů určených k vyřešení do budoucna.
Spouštíte nový e-shop?
Redesign e-shopu nebo spuštění nového e-shopu s sebou nesou řadu úskalí, na které je potřeba si dát pozor. S připravenou šablonou ke kontrole před spuštěním e-shopu od Pavla Macháčka nezapomenete na žádnou důležitou úpravu, dokonce ani na nastavení přesměrování na nové odpovídající URL.
Jednou za čas je potřeba udělat redesign a web modernizovat – tím si prošla většina e-shopů. Často se připraví povedená grafika na míru, spousta nových vychytávek, funkce pro personalizaci nabídky produktů, ale zapomene se na SEO stránku věci – změní se struktura adres a původní URL se nepřesměrují na nově vytvořené adresy. E-shopy tak zbytečně přicházejí o zaindexované stránky a o velkou část organické návštěvnosti, kterou by mohly mít zdarma. Používejte šablony a vyhněte se těmto chybám nebo si domluvte konzultaci se SEO specialistou, který vám se spuštěním nového webu pomůže.
TLDR? Zaveďte řád a mějte přehled
Udělejte si pořádek v komunikaci a nenechte informace, aby vám zapadly v historii. Mějte přehled o tom, na čem externisté pracují a kolik vás stojí korun. Opakujte úkoly/projekty/procesy podle vlastních šablon a nedělejte tak zbytečné chyby. Snadno delegujte úkoly a uvolněte si kapacity na důležitější činnosti. Začněte praktikovat hlubokou a soustředěnou práci.
Vyzkoušejte si nástroj k řízení vašeho podnikání a přehledné komunikaci a dostaňte posádku vašeho e-shopu na jednu loď. Přejeme vám silný vítr do plachet a šťastnou plavbu vstříc objednávkám!