Možno si myslíte, že na prevádzku e-shopu stačí ceruzka a papier, MS Excel alebo iný tabuľkový procesor. Ale vedenie úspešného online obchodu nie je len o predaji tovaru. Ak chcete dlhodobo dosahovať zisk, musíte efektívne riadiť všetky finančné procesy. Preto je jedným z kľúčových krokov prepojenie e-shopu s účtovným alebo ekonomickým systémom. Pripravili sme sériu článkov, v ktorých sa tejto téme budeme podrobne venovať. V tomto prvom článku sa pozrieme na to, kedy by mal majiteľ e-shopu uvažovať o prepojení s ekonomickým systémom a aké konkrétne výhody to prináša. V nasledujúcom sa pozrieme, ako vybrať správny účtovný systém pre svoj e-shop.
Čo je to ekonomický systém (účtovný systém) a ako funguje v spojení s e-shopom?
Ekonomické a účtovné systémy, niekedy označované aj ako ERP systémy, sú softvéry, ktoré pomáhajú podnikom vrátane e-shopov riadiť a sledovať všetky aspekty ich finančných operácií. Od riadenia výdavkov, cez fakturáciu až po sledovanie príjmov a zisku.
Pokúsime sa to ilustrovať na príklade. Predstavte si, že máte e-shop, ktorý predáva športové vybavenie. Ak máte niekoľko objednávok denne a vaše podnikanie je skôr koníčkom, ktorému sa venujete vo voľnom čase, pravdepodobne si vystačíte so štandardným riešením elektronického obchodu a tabuľkou. Objednávky môžete vybavovať sami, udržiavať údaje e-shopu aktuálne a zabezpečiť spoľahlivú expedíciu načas. Ak však chcete, aby vás vaše podnikanie aj živilo a bolo úspešné, mali by ste začať uvažovať o prepojení e-shopu s ekonomickým systémom.
Ten vám môže poskytnúť údaje o tom, ktoré produkty sa predávajú najlepšie, kedy je predaj najsilnejší a aké sú vaše prevádzkové náklady. Vďaka týmto informáciám sa môžete lepšie rozhodovať, akých produktov naskladniť viac, kedy uskutočniť predajné akcie a ako efektívne riadiť svoje výdavky. Môžete tiež jednoducho sledovať a spravovať faktúry, výdavky a dane. Všetko v reálnom čase a na jednom mieste. A to je rozdiel medzi prevádzkovaním elektronického obchodu bez ekonomického systému a s ním.
Napojenie vášho e-shopu na ekonomický systém: Údaje automaticky prúdia tam a späť
Prepojenie e-shopu s ekonomickým systémom je založené na prenose informácií o objednávkach. Po prijatí objednávky ju e-shop odovzdá ekonomickému systému, ktorý automaticky spustí všetky následné procesy. Ekonomický systém posiela späť do e-shopu informácie, ktoré sú kľúčové pre samotný nákup, ako sú ceny, údaje o produkte, skladová dostupnosť a ďalšie parametre.
E-shop tak získava efektívny nástroj na riadenie celého obchodu. Na jednom mieste má prehľad o všetkých dôležitých údajoch a všetky procesy sú nielen digitalizované, ale aj automatizované - objednávky, expedícia, fakturácia a spracovanie účtovných či manažérskych výkazov.
Aké ďalšie konkrétne výhody prináša prepojenie e-shopu s ekonomickým systémom?
Automatizácia účtovníctva
Prepojenie e-shopu s účtovným systémom umožňuje automatizáciu mnohých účtovných procesov. Údaje o predaji, nákladoch a zásobách sa automaticky prenášajú do účtovného systému, čím sa znižuje riziko chýb spojených s manuálnym spracovaním údajov. To vedie k zvýšeniu presnosti účtovníctva a odstráneniu zbytočnej administratívnej práce.
Reálny prehľad o vašej finančnej situácii
Prepojenie e-shopu s ekonomickým systémom poskytuje majiteľom e-shopov reálny prehľad o finančnej situácii ich podniku. Príjmy, výdavky, zisky a straty môžete sledovať v reálnom čase, čo vám umožní rýchlo reagovať na finančné problémy a prijímať kvalifikované rozhodnutia.
Efektívne riadenie zásob a prehľad o dostupnosti produktov
Integrácia e-shopu s ekonomickým systémom umožňuje aj lepšie riadenie zásob. Môžete vidieť, koľko máte zásob a ktoré položky sa najviac predávajú. To vám umožní optimalizovať zásoby, znížiť náklady na skladovanie a zlepšiť dostupnosť produktov pre zákazníkov. Systém ERP sleduje aj objednávky, plán výroby alebo plánované objednávky od dodávateľov.
Sledovanie výkonnosti e-shopu
Vďaka integrácii môžete sledovať výkonnosť svojho e-shopu pomocou rôznych ukazovateľov, ako je konverzný pomer, priemerná hodnota objednávky a návratnosť investícií. Tieto údaje vám umožnia identifikovať slabé miesta vášho e-shopu a vykonať úpravy na zlepšenie jeho výkonnosti.